مذكرات السنة الرابعة متوسط علي بن داودي

 

مذكرات السنة الرابعة متوسط علي بن داودي 

المقطع الأول : الأعداد الطبيعية والناطقة و الحساب على الجذور

البريد الإلكتروني Electronic Mail :

 لقد أدى إرتفاع التكاليف والوقت اللازم لتسليم البريد إلى زيادة الإستعانة بالبريد الإلكتروني عن طريق توصيل الحاسبات الصغيرة بخطوط التليفون أو الموجات الصغيرة أو أي وسائل أخرى.

وتقوم بعض الأنظمة بإرسال الرسائل من حاسب إلى آخر ، والبعض الآخر يستخدم جهاز التصوير عن بعد Telecopier أو جهاز الفاكسيميلي Facsimile Machine الذي يقوم بإمعان النظر في الصفحة وتحويل ما بها من بيانات إلى نبضات إلكترونية يمكن إرسالها عبر خطوط التليفون إلى مكان بعيد ، ويتولى جهاز الإستقبال تحويل النبضات مرة أخرى إلى صورة طبق الأصل.

و-المؤتمرات عن بُعد Teleconferencing : وهي إحدى صور الإتصالات الإلكترونية التي تسمح لمجموعة من الأفراد في أماكن مختلفة بالمشاركة في مؤتمر ما وهم في أماكنهم دون تحمل مشقة الإنتقال إلى مكان المؤتمر ، ومن ثم يمكنهم مشاركة المعلومات والحصول على الكثير من المدخلات وإتخاذ القرارات.

وتعد المؤتمرات عن بُعد من أدوات العمل المكتبي الفعالة لأنها توفر الكثير من الوقت والجهد والأموال وخاصة المتعلقة بنفقات السفر والإقامة.

رابعاً – نظم حفظ البيانات والملفات

 

إن كلمة المحفوظات بمعناها الكبير تعني تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات يمكن الرجوع إليها مستقبلاً.

ويقصد بالوثيقة هنا : أي مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطاً مسجلاً أو مصوراً أو كتابياً أو خريطة أو إحصائية أو بياناً إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات سواء في المنظمات الحكومية أو في المنشآت الإقتصادية أو في البنوك.

 

1- تعريف المحفوظات :

هي عبارة عن مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط أي منظمة أو منشأة للرجوع إليها

عند الحاجة مستقبلاً.

 

وتعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضاّ تزويد الإدارة بالحقائق والبيانات والأرقام التي تتيح لهم إتخاذ القرارات على أسس موضوعية. وبالتالي مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها.

2- أنواع المحفوظات :

أ- محفوظات نشيطة :

وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات المنظمة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال ، وهي تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أي أنها تحت أيدي الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم.

 

ب- محفوظات متوسطة النشاط :

وهي ما يطلق عليها (المؤقتة) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة ، وهذا النوع من المحفوظات يحفظ بوحدات الحفظ اللامركزية في الإدارات.

ج- محفوظات غير نشيطة :

وهي السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعو الحاجة للرجوع إليها ربما لإنهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات عليها. هذا بعد أن يتم فرزها وتقسيمها إلى قسمين :

مستديمة : أوراق وسجلات تتضمن إلتزامات أو ذات أهمية تاريخية (كالعقود والإتفاقيات مثلاً).

منتهية : أوراق إنتهى العمل بها تماماً ولا قيمة لها (مسودات – صور زائدة من المراسلات – دعوات إلى إجتماعات – بطاقات تهنئة بالأعياد مثلاً) فيجب النظر في أمر التخلص منها.

 3- أهمية المحفوظات :

أصبحت (المعلومات) بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية وهي الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة ، لذلك فقد تمخضت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو (ضمان وصول المعلومات إلى أيدي المستفيدين منها بأسرع وقت وأقل جهد وبأدنى تكلفة). ذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب لجسم الإنسان فهي المصدر الذي يضخ المعلومات لكل إدارات وأقسام المنظمة لإنجاز أعمالها ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر الأعمال الحكومية والتجارية والبنوك مع إختلاف أنواعها.

 يمكن لزائرنا العزيز المساهمة في اثراء الموقع عبر نموذج اتصل بنا او على صفحة الفيس بوك الخاصة بنا وعبر البريد الالكتروني التالي: okbanoui0747@gmail.com

نصــــائح عامة للأساتذة المتربصين المقبلين على الترسيم
*تق بنفسك ولا تجعل الترسيم هدفا بقدر ما يكون بداية الطريق نحو الاجتهاد والعطاء والعمل الصالح لخير أبنائنا.
*تذكر دائما أنك صاحب رسالة وهدفك أسمى من أن ترسّم، فالترسيم تفكر فيه كاستقرار في المهنة، أما أن تكون صاحب رسالة فذلك يجعلك ناجحا في مهنتك ومأجورا عند ربك، فتفوز بالدارين إن شاء الله.
*كن واثقا أن لجنة الترسيم لا تريد شرا لك، وتأخذ توترك بعين الاعتبار والمفتش يدرك أن فشلك هو فشله وفشل للمقاطعة.
*طبق توصيات المفتش التي قدمها لك خلال الزيارات والندوات والملتقيات السابقة فتعبه بحب أن يراه مجسدا في الميدان، ولا يبق حبرا على ورق.
قبل الترسيم ( التحضير النفسي)
*ذكر الله وثقتك به يجعلك أكثر اطمئنانا واستعدادا، على أن يكون التخطيط المحكم مرافقا لهما.
*كن واثقا أن اللجنة ليست للمعاينة ومراقبة أخطائك فقط، بل للمرافقة والمساعدة على تطوير أدائك في المستقبل.
*لا تحضر درسك مع متعلميك ظنا منك أن اللجنة لا تنتبه لذلك، ناهيك عن عدم جواز ذلك من الناحية الشرعية، لكن هذا لا يمنع أن تطلب من المتعلمين قراءة نص القراءة أو تحضير درس فهذا عادي خاصة وأن الأستاذ يقوم بذلك حتى في الأيام العادية.