مذكرات المقطع الأول للأستاذ علي بن داودي السنة اولى متوسط

 

مذكرات السنة اولى متوسط الاستاذ علي بن داودي:

مذكرات المقطع الأول

- الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات :

- تيسير الإستفادة من المعلومات التي تضمها الوثائق ، بمعنى سرعة توصيل المعلومات

إلى المستفيدين ليستطيع كل مسئول بالمنظمة أداء عمله بكفاءة وفاعلية.

- المحافة على وثائق المنظمة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية

بها.

 

5- التنظيم الفني للمحفوظات :

تمر المحفوظات في أي منظمة بثلاث مراحل رئيسية وهي :

1- التصنيف. 2- الترقيم. 3- إعداد الفهارس.

 

1- التصنيف :

وهو تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة ، وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعاً لدرجة إختلافها ، بغرض التعرف عليها أي منها بسهولة.

طرق التصنيف :

(1) موضوعي (تصنيف حسب الموضوعات ويتم فتح ملف لكل موضوع كالأجازات – التقارير – الإنتدابات).

(2) جغرافي (تصنيف حسب المناطق والبلاد أو الفروع الوارد منها أو الصادر إليها أوراق مثل فرع جدة).

(3) الزمني (تصنيف حسب التواريخ سواء سنوية أو شهرية مثل ميزانيات سنة ..... – إيرادات لسنة .....).

(4) إسمي (تصنيف حسب أسماء أصحابها سواء موظفين أو جمهور مثل محمد – أحمد – شركة .......).

(5) شكلي (تصنيف الوثائق حسب شكلها مع مراعاة النوع أيضاً كالفواتير والقرارات فيتم وضع كل منها في ملف حسب شكله.

2- الترقيم (الترميز) :

وهو وضع رموز للوثائق سواء رقمية أو بالحروف أو بالإثنين معاً فتعتبر تلك الرموز أرقاماً للوثائق. وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس. يتم ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي تعتبر عاملاً أساسياً في فهرسة تلك الوثائق.

طرق الترقيم :

(1) عددي مُركّب (يبدأ من 1-2-3-4 إلى مالا نهاية مثل الملفات التي بكتب عليها 3/1/5 ، 6/2/3).

(2) هجائي مُركّب (يبدأ من أ – ب – ت – ث ...... ي)وصولاً إلى (ل/ن/أ ، ح/أ/و).

(3) مزدوج (تدمج الحروف مع الأرقام وذلك لقصور الطريقة الهجائية حيث تقتصر على 28 حرف فقط – مثل ن/أ/5 ، أ/ب/3).

ملحوظة – إن أفضل طريقة هي الطريقة العددية المركبة نظراً لمرونتها كما أنها الترقيم المستخدم في التقنيات الحديثة بعد دخول الحاسب في أعمال المكاتب.

 

3- إعداد الفهارس :

عملية إعداد الفهارس هي المرحلة الثالة من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات ، وهي المرحلة المتممة لمرحلتي التصنيف والترميز, ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها (وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بطريقة تسهل إسترجاعها بأسرع وقت وأقل جهد).وهناك عدة أشكال للفهرسة نركز هنا على أهم شكلين وهما :

 

أ- فهرس السجل :

دفتر كبير – كراسة – أوراق سائبة يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام الملفات التي لديه ، وأماكن وجودها في أجهزة الحفظ ، من أهم عيوبه صعوبة الإضافة له أو الحذف منه - تعرضه للتلف السريع – عدم محافظته على سرية المعلومات لأنه مكشوف.

 

ب- فهرس البطاقات :

كروت من ورق مقوى مقاساتها مختلفة حسب حجم الأدراج التي تحفظ بها ولها نوعان :

• بطاقات إرشادية : مستطيلة ولها بروز من الناحية اليمنى من أعلى أو من أماكن مختلفة من الحافة العلوية للبطاقة ، للدلالة على ما بعدها من بطاقات حيث يكتب على هذا البروز الرقم الخاص بالملفات الإدارية أو الملفات الإسمية.

• بطاقات عادية : مستطيلة الشكل أيضاً وتخصص واحدة منها لكل ملف ، يسجل عليها إسم الملف ورقمه ومكان وجوده في أجهزة الحفظ ، من مزاياها سهولة الإضافة لها أو الحذف منها – تعيش لمدة طويلة - تحافظ على سرية المعلومات.