رابط تحميل الملف pdf
ويتميز نظام العمل المكتبي المتكامل بما يلي :
1- زيادة السرعة Increased Speed
: حيث أن أعداد وتوزيع المستندات بإستخدام الأجهزة الآلية أو الوسائل الإلكترونية أسرع
من القيام بها يدوياً.
2- إنخفاض الوقت اللازم لتدفق المعلومات Reduction of information flow : نظراً لإنخفاض الوقت اللازم
لإعداد وتسليم المستندات ، فإنه يؤدي بالتالي إلى إنخفاض الوقت ما بين إعداد المعلومات
وإستخدامها.
3- تخفيض التكاليف Cost reduction
: على الرغم من زيادة حجم الإستثمار اللازم لشراء الأجهزة للأخذ بنظام العمل المكتبي
المتكامل ، إلا أنه في المدى الطويل سوف تنخفض نفقات التشغيل عن النظام اليدوي نظراً
لإنخفاض تكاليف العمال (الأجور).
4- فاعلية التكامل مع الوحدات الإقتصادية الأخرى ، حيث أن الحاسبات وأنظمة
معالجة الكلمات والنصوص تسمح للوحدة الإقتصادية بتوفير المعلومات اللازمة للوحدات الإقتصادية
الأخرى (مثل البنوك والموردين والأجهزة الحكومية المختلفة) بصورة أكثر فاعلية وكفاءة؟
5- تحسين الجودة Improved Quality
: فالخطابات والتقارير والمستندات الأخرى تكون نظيفة ومرتبة وتتميز بالثبات وتحتوي
على أخطاء قليلة إن لم تكن منعدمة بعكس الحال في الطرق اليدوية.
رابعا – الأنظمة الفرعية لنظام العمل المكتبي المتكامل
:
تستخدم أجهزة ومعدات نظام العمل المكتبي المتكامل في إعداد المستندات
المكتوبة ومضاعفة عدد نسخها ، ونقل البيانات ، وحفظ وإستدعاء المعلومات. ويحتوي النظام
المتكامل على مجموعة من الأنظمة الفرعية مثل معالجة الكلمات والنصوص لإعداد التقارير
والمراسلات ، والبريد الإلكتروني لتصدير وإستلام الخطابات والمذكرات والتقارير ، وشبكة
التليفونات لربط مجموعة من الكلمات في شكل مؤتمر ، أو عقد المؤتمرات عن بعد بالصوت
والصورة معاً.
وتشمل هذه الأنظمة ما يلي :
أ- أجهزة معالجة الكلمات : يعني معالجة الكلمات إستخدام الوسائل الآلية
والإلكترونية في إعداد الخطابات والمذكرات والتقارير والفواتير والكتب والمقالات أو
أي شيء آخر يحتوي على كلمات وجمل مكتوبة ، وتتضمن أيضاً إستدعاء البيانات مرة أخرى
للمراجعة وتصحيح ما بها من أخطاء وطباعتها وبالشكل المطلوب.
وتستخدم أجهزة معالجة النصوص بأحد الأنظمة التالية:
(1) نظام مفرد لمعالجة الكلمات Stand alone Processing System ويحتوي على حاسب واحد مزود
بشاشة وجهاز طباعة.
(2) نظام مشاركة Shared Logic System
ويحتوي على حاسب أو جهاز معالجة الكلمات ومتصل بعدة محطات عمل Work Stations وكل محطة عبارة عن نهاية طرفية
أو جهاز مزود بلوحة مفاتيح لإدخال البيانات إلى جهاز معالجة الكلمات ، وربما يستعين
هذا النظام بمستودع للإملاء Dictation Tank
لتسجيل الأصوات من مختلف محطات العمل.
(3) نظام منتشر لتشغيل البيانات Distributed Data Processing System ويشتمل على شبكة من الأنظمة
المفردة وذاكرتها ، حيث تقوم محطات العمل المحلية بإعداد الخطابات أو المذكرات أو التقارير
وإرسالها عن طريق الشبكة للتحديث أو المراجعة ، ومن ثم تتميز تلك النظم المنتشرة بسعة
تخزينية ضخمة.
ب- أجهزة مضاعفة عدد النسخ Duplicating : تعد وظيفة مضاعفة عدد النسخ (أي صور طبق الأصل) من الوظاشف الهامة في النظام المتكامل ، حيث يسمح نظام التصوير (النسخ) الآلي بتوزيع كم كبير من المعلومات بسرعة وسهولة لمن يحتاج إليها ، وقد تستخدم في ذلك أجهزة التصوير المعروفة ومنها ما يعمل بالألوان.
ج-أجهزة الحفظ Filing : يتولى نظام الحفظ تبويب وحفظ المعلومات والتقارير والخطابات والمستندات حتى يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة ، وقد يتم حفظ أصول أو صور المستندات.
د-أجهزة الصور المجهرية Micrographics
: وتعتمد هذه الأجهزة على تصغير المستندات وطبعها في شكل صور فيلمية صغيرة ومن ثم لا
تحتاج إلى حيز كبير لتخزينها ، ومن الأشكال المصغرة الشائعة الإستخدام الـ Microfilm والـ Microfiche والبطاقات النفاذة Aperture Cards .
1 تعليقات
موقع سريع و سهل التصفح ممتاز
ردحذف